Корпорации и другие организации каждый год тратят миллионы долларов на проведение конференций, встреч, торговых выставок и других мероприятий подобного рода. В свое время обеспечение безопасности конференций и других встреч не считалось приоритетным направлением деятельности. Сегодня же и
организаторы, и гости ожидают и даже требуют, чтобы безопасность любого мероприятия была максимальной.
Хотя терроризм продолжает оставаться национальной и международной угрозой, более высокий риск в повседневной жизни вызывают криминальные ситуации, аварии, пожары и природные катастрофы, поскольку они с большей вероятностью могут вызвать судебные иски для организующей стороны, причем на огромную сумму. Хотя подобные угрозы и связанные с ними обязательства в полной мере устранить нельзя, существуют действия и условия, способствующие снижению этих рисков и минимизирующие последствия непредвиденных проблем в случае их возникновения. Перечислим некоторые основные шаги, направленные на повышение безопасности при проведении встреч и конференций на территории вашего заведения.
• Ключевые составляющие конференции или мероприятия — безопасность и надежность, на которые обращается большое внимание заведений- организаторов при предложении своих услуг и в ходе предварительного планирования. Важно, чтобы на первых организационных заседаниях по проведению встреч и конференций специалисты обеих сторон конкретно обсудили вопросы безопасности и решили, кто, что, когда, где, почему и как будут заниматься этими вопросами. Без полной информации о гостях и их конкретных потребностях и интересах эффективно разработать и реализовать надежно процедуры обеспечения безопасности во время проведения конференции или другого аналогичного мероприятия невозможно.
• После того как проведение конференции или встречи внесено в общий график, разрабатывается конкретный антикризисный план обеспечения безопасности данного мероприятия, состоящий из двух частей. Вначале внимание уделяется подготовительным действиям, направленным на недопущение незапланированных действий. Вторая часть плана строится на сценариях типа «что, если». Выявляются все потенциальные риски и угрозы — как крупные, так и относительно небольшие. Разрабатываются планы действий в случае возникновения каждого сценария и стратегии снижения их влияния на гостей и организаторов.
• Рассматривается общее положение дел во время проведения мероприятия, причем на международном, национальном и локальном уровнях. Каков общий уровень угрозы в стране? Происходят ли в регионе беспорядки и планируются ли здесь какие-то демонстрации? Каковы в настоящее время взаимоотношения между лидерами и членами профсоюзов?